Статистикой секретаря технического отделения любой организации будет «ЦЕННОСТЬ ПРЕДОСТАВЛЕННЫХ УСЛУГ».
В продвинутых организациях, в продвинутых организациях, объединённых с сент-хиллами, и в Обслуживающей организации Флаг, где существует больше одного технического отделения, для каждого технического отделения должен быть назначен свой секретарь технического отделения. Статистикой каждого их них является «ЦЕННОСТЬ ПРЕДОСТАВЛЕННЫХ УСЛУГ» именно его отделения.
Эта статистика подсчитывается только за текущую неделю, и в эту статистику должны считаться услуги, завершённые на этой неделе.
Подсчитать эту статистику очень легко. Организация не может начать предоставлять какую-либо услугу, если жёлтая копия инвойса за эту услугу не была направлена начальнику отдела технического обслуживания. (В Сент-Хилле используется розовая копия инвойса.) Начальник отдела обучения и начальник отдела процессинга должны иметь эти копии инвойсов, чтобы они могли начать предоставление услуги, убедившись, что данная услуга полностью оплачена. Начальник отдела технического обслуживания должен также постоянно следить за тем, сколько завершается услуг. Система инвойсов распространяется на все услуги, предоставляемые организацией, за исключением тех, что предоставляются в секции проведения интервью и выписывания инвойсов в отделении квалификации, в книжном магазине и в шестом отделении (эти услуги не считаются в данную статистику).
В конце недели вы просто складываете вместе все инвойсы за завершённые услуги и получаете статистику.
Вводные услуги и услуги, предоставляемые отделением 6, не считаются в статистику секретаря технического отделения, поскольку они не относятся к услугам отделения 4.
Статистика секретаря технического отделения ДОЛЖНА сообщаться в каблограмме ИЦО. Её положение в каблограмме уже указано в последних публикациях, посвящённых каблограмме ИЦО.
ВОЗВРАТ ДЕНЕГ ЗА ПРЕДОСТАВЛЕННЫЕ УСЛУГИ означает, что услуга была предоставлена и после этого осуществлён возврат денег. Возврат денег за предоставленные услуги говорит о наличии вопиющего нарушения технологии или неправильных действий по улаживанию ситуации в связи с требованием возврата денег.
ВОЗВРАТ ДЕНЕГ ЗА НЕПРЕДОСТАВЛЕННЫЕ УСЛУГИ означает, что услуга вообще не была предоставлена и из-за этого человеку возвращают деньги. Такой возврат, произведённый прежде, чем услуга была предоставлена, говорит о непредоставлении технологии из-за отсутствия одиторов, супервайзеров или материалов и (или) из-за отсутствия в организации начальника отдела технического обслуживания.
Каждый раз, когда к супервайзеру, секретарю бухгалтерии, МАА или в отдел по официальным вопросам поступает требование о возврате денег, сумма возврата вычитается из данной статистики за ту неделю, в которую был потребован возврат.
Неправильно вычитать из статистики «Ценность предоставленных услуг» (VSD) удвоенную сумму каждого возврата. Когда поступает обычное требование о возврате денег, вы просто вычитаете из статистики VSD сумму возврата. Возвраты за услуги отделения 6 или за вводные услуги не вычитаются из статистики VSD, поскольку эти услуги не относятся к услугам отделения 4. Если позднее ситуация была улажена и человек забрал требование о возврате денег и если неправильность, из-за которой поступило требование о возврате, была устранена силами технического отделения, то сумма услуги снова засчитывается в статистику технического отделения за ту неделю, на которой ситуация была улажена. Если сотрудники технического отделения не помогают уладить ситуацию с требованием возврата или если они проявляют при этом халатность, то сумма услуги НЕ засчитывается снова в статистику технического отделения. Таким образом, эта статистика чётко отражает способность секретаря технического отделения обеспечить соблюдение технологии и удовлетворительное качество предоставляемых услуг.
Однако если организация скрывает тот факт, что кто-то потребовал возврата денег, или если она не ведёт соответствующего админа или же не указывает о потребованном возврате в отчётах и позже в этой области обнаруживается завал, то из статистики VSD вычитаются штрафные очки в двойном размере. Любая публикация или приказ, идущие вразрез со сказанным выше, отменяются и больше не являются действительным.
Следует отметить, что за наличие одиторов, супервайзеров и административных сотрудников в техническом отделении полностью отвечает секретарь технического отделения. Молва, которая идёт о превосходной работе академии, о курсах или превосходных результатах, которые получают преклиры, молва о том, как прекрасно в организации обходятся с публикой, – это главное средство продвижения, и оно находится полностью под контролем секретаря технического отделения. Вызов людей на услуги, осуществляемый начальником отдела технического обслуживания, находится полностью под контролем секретаря технического отделения. Возвращение тех, кто сбежал с линий технического отделения, в большой степени находится под контролем секретаря технического отделения. Сколько часов одиторы проводят одитинг и сколько часов супервайзеры супервизируют – находится полностью под контролем секретаря технического отделения. Составление расписания для преклиров и студентов полностью находится под контролем секретаря технического отделения. Даже направление студентов и преклиров, завершивших свои услуги, к регистратору полностью находится под контролем секретаря технического отделения.
Если требование о возврате денег за непредоставленные услуги вызвано незаконными действиями регистратора, то никаких вычетов из статистики секретаря технического отделения в связи с этим не производится. Сумма возврата за непредоставленные услуги отделения 6 и за непредоставленные вводные услуги не вычитается из статистики секретаря технического отделения. В случае разногласий по какому-либо вопросу хранитель знаний по технологии и оргполитике должен провести расследование и вынести решение.
Таким образом, статистика «ЦЕННОСТЬ ПРЕДОСТАВЛЕННЫХ УСЛУГ» действительно отражает навыки, способности и усердие секретаря технического отделения.
Просто взглянув на график статистики секретаря технического отделения, любой руководитель континентального офиса связи или Флага сможет увидеть, выполняет ли секретарь технического отделения свою работу. А сопоставление этой статистки с валовым доходом и статистикой предоплат за ещё не предоставленные услуги скажет вам всё, что вам нужно знать о секретаре технического отделения.